Wybór oprogramowania i technologii do obsługi e-sklepu cz. 1

Obecnie na rynku znajduje się kilkanaście narzędzi, dzięki którym można stworzyć efektowny system do prowadzenia szeroko rozumianej sprzedaży przez Internet. Poniżej przedstawiono opis oraz zasadę działania takiego przykładowego systemu. Dzięki systemowi możliwe jest gromadzenie danych o klientach, towarach, zamówieniach oraz wysyłkach. System taki jest zintegrowany ze sklepem WWW. Od strony internetowej jest oparty na systemie operacyjnym Linux, bazie danych MySQL i skryptach napisanych w języku PHP. Komunikacja pomiędzy lokalną i internetową bazą danych odbywa się przy pomocy protokołu HTTP. Lokalną bazą danych może być dowolny serwer SQL. Dane mogą być przechowywane w dwóch miejscach: w bazie danych na serwerze i w lokalnej bazie danych u sprzedawcy. Najistotniejsze dane, takie jak np. dokumenty księgowe, ze względów bezpieczeństwa są przechowywane tylko w lokalnej sieci sprzedawcy. Gdyby dane na serwerze miały ulec zniszczeniu (np. w wyniku trzęsienia ziemi), to będzie istnieć możliwość odtworzenia ich z lokalnej bazy danych sprzedawcy.

System taki składa się z kilku modułów, z których każdy odpowiedzialny jest za realizację określonych funkcji. Przykładowo system może składać się następujących modułów:
Towary
Każdy towar musi posiadać swoją nazwę, opis oraz cenę sprzedaży. Można również określić stopień dostępności towaru (np. dla książek mogą to być: zapowiedź, w sprzedaży, w dodruku). Istnieje możliwość wiązania ze sobą różnych towarów. Przykładowo sprzedając książkę (0% VAT) można również sprzedawać z nią CD-ROM (23% VAT). Wówczas system, podczas tworzenia faktury, do pozycji "książka", automatycznie doda towar z nią związany czyli CD-ROM.
Klienci
Ten moduł pozwala zbierać potrzebne informacje o klientach czyli nazwę, NIP, adres do korespondencji i inne informacje teleadresowe. Są one wprowadzane przez klientów przy pomocy przeglądarki WWW, a następnie automatycznie przesyłane do bazy programu.
Sklep internetowy
Dzięki tej części systemu możliwe jest tworzenie wyglądu sklepu.

W skład tego modułu mogą wchodzić takie elementy jak:
Działy. Jeżeli sklep ma prowadzić działalność składającą się z wielu branż, dobrze jest je pogrupować w działy. Dobre przyporządkowanie towarów do działów jest w stanie znacznie ułatwić klientom poruszanie się po sklepie i pozwala maksymalnie skrócić czas poszukiwania danego towaru.
Rodzaje opisów towaru. Istnieje możliwość definiowania dowolnej ilości atrybutów (rodzajów opisu) towaru. Definiując atrybuty, można to zrobić indywidualnie dla każdej grupy towarów.
Widoki. Dzięki tej funkcji można określić te atrybuty towaru, które mają być widoczne w danym widoku (czyli poziomie opisu). Przykładowo w widoku opis podstawowy można umieścić tylko cenę i nazwę towaru, a w widoku opis rozszerzony cenę, nazwę, opis, dostępność, czy też rodzaj opakowania. Zarówno ilość widoków, jak i atrybutów, jest z reguły nieograniczona. Zdefiniowane widoki będą widoczne jako odsyłacze do kolejnych stron opisujących towar.
Określanie możliwych sposobów dostarczenia. Ten element pozwala określić możliwe sposoby dostarczenia towaru oraz koszty, jakie przy danym sposobie dostawy będzie musiał ponieść sprzedawca, a jakie kupujący. Jeżeli zawsze dolicza się do zamówień poniżej jakiejś kwoty dodatkowe opłaty (np. pocztowe), to można określić w tym miejscu przedział kwot zamówienia, w którym dolicza się opłatę i wysokość tej opłaty. System automatycznie doda te opłaty do faktury.
Promocje. Dzięki tej funkcji określa się rodzaje ewentualnych promocji i towary, które w niej będą uczestniczyć. Można też uzależnić promocję od kwoty zamówienia, np. po złożeniu zamówienia powyżej określonej kwoty klient będzie mógł wybrać jeden z prezentów.
Towary polecane. Istnieje możliwość określenia towarów, (oprócz towarów wybranych przez kupującego), jakie mają się pokazać, jako towary polecane. Towary polecane można powiązać z działem, w którym aktualnie znajduje się kupujący (np. można polecić komuś, kto jest w dziale "obuwie" - kupno skarpetek).
Opisy towarów. Opisu towaru dokonuje się w języku HTML. Towary zawierają opis, jaki pojawi się w witrynie internetowego sklepu. Opisując towar używa się języka HTML, uzyskując możliwość umieszczenia w opisie oprócz tekstu także grafiki, odsyłaczy, tabel, itp.
Podpowiedzi. Projektując witrynę sklepu należy szczególną uwagę zwrócić na to, iż poruszanie się po sklepie, jak i samo zamawianie towarów, musi być maksymalnie proste i zrozumiałe. Wynika to z natury sprzedaży w Internecie (a raczej z natury internetowego klienta).
Oto fragment mówiącego o tym artykułu zaczerpniętego z Rzeczpospolitej: "(...) W trakcie badań dostrzeżono, że aż 35 proc. osób, które miały kłopoty z dokonaniem zakupów w jednym sklepie internetowym, nie próbowało się z nimi borykać, ale szukało następnego sklepu". Wychodząc temu naprzeciw można definiować komunikaty (podpowiedzi), jakie mają się ukazać w zależności od akcji podjętych przez kupującego. Również w przypadku wkładania przez kupującego towaru do koszyka, system może pokazać mu towary, które zamawiane były przez innych kupujących razem z tą rzeczą, która właśnie została włożona do koszyka.
Zamówienia
Zbieranie i przetwarzanie zamówień to jedna z podstawowych funkcji systemu. Po odebraniu zamówienia, generowane są odpowiednie dokumenty pocztowe i przygotowywana jest wysyłka. Zamówienia są automatycznie pobierane z serwera hostingowego. Ponadto moduł ten daje możliwość śledzenia całej drogi, jaką musi przebyć zamówiony towar: od przyjęcia zamówienia do potwierdzenia płatności za zamówienie. To co się działo z zamówieniem, jest rejestrowane w jego historii wraz ze wszystkimi datami oraz informacjami, np. o tym, kto przyjął lub anulował zamówienie.
Wysyłka
Ten moduł pozwala automatycznie generować wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak, zapotrzebowanie do magazynu, faktury, paragony fiskalne, wykaz towarów do zapakowania dla osoby pakującej, naklejki na przesyłki, itp.
Fakturowanie
W module tym istniej możliwość wygenerowania faktury na podstawie zamówienia. Istnieje także możliwość tworzenia własnych formatów numerowania dokumentów księgowych, wystawiania faktury od kwoty brutto i netto oraz wystawiania dokumentów korygujących. Pozwala również na drukowanie paragonów fiskalnych.